タスクとは
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タスクが「仕事」という意味だというのは、何となく理解している人が多いでしょう。しかし、仕事を表す言葉は他にもたくさんあります。 日々使う日本語だからこそ、正しい意味を把握しておきたいものです。 タスクのニュアンスが正しく理解できるよう、日本語や英語の類語とどのようなニュアンスの違いがあるかも解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
タスクの意味は「作業、仕事」
タスクの意味はこなすべき「作業」や「仕事」です。タスクが表すのは一つ一つの作業としての仕事であり、広い意味での仕事という意味で使われることはありません。 たとえば、「新商品の情報について他部署に確認をとる」「議事録を作成して共有する」「顧客に質問された内容を調べて回答する」「表紙デザインを考える」といった作業がタスクです。「営業」など自分の仕事の種類や、「Aという商品の企画開発」など今現在取り組んでいる仕事を表すときに、タスクは使いません。 大きな意義のある仕事、挑戦すべき仕事というよりは、日々こなしていくべき作業をタスクという言葉で表現します。そのため、義務感をともなうもの、時に面倒だと感じられるものを指すことが多いという特徴があります。
タスクは英語の「task」に由来
ビジネスシーンで使うタスクという言葉は、英語の「task」に由来します。英語の「task」は、動詞もしくは名詞で用いられます。動詞の場合は「仕事を与える」「負荷をかける」という意味です。名詞の場合は「仕事」「任務」「役割」「務め」といった意味で使われます。 「task」の他に仕事を表す英単語として、「job」や「work」があります。「task」「job」「work」の違いを順番に確認しましょう。 「task」は日本語のビジネスシーンで使われるのと同様に、細分化された一つ一つの作業を表します。それに対して、「job」はタスクよりも大きなまとまりとしての仕事や職業を表します。相手の職業を尋ねる場合や、仕事にやりがいを感じているといった場面では、「job」を使いましょう。 さらに広い意味で仕事を表現する場合は、「work」を用います。「work」という言葉を使うと、一つ一つの作業ではなく、より抽象的なニュアンスが強調されます。職業にかかわらず一般論として「仕事とは」といった内容を語るときは、「work」がふさわしいでしょう。
タスクの類語は「プロジェクト、課題」
タスクの類語には、「プロジェクト」「課題」があります。それぞれの意味と、タスクとのニュアンスの違いについてしっかり確認しましょう。 プロジェクトも、ビジネスシーンで耳にすることの多い言葉です。プロジェクトはタスクよりもう一段大きなまとまりとして使われることの多い言葉です。プロジェクトは、とある目的・ゴールを達成するためにチームを組んで取り組むのが一般的です。 これに対して、タスクが表すのは、日本語でも英語でも一つ一つの作業としての仕事です。まずプロジェクトという枠組みがあり、その中に実際にこなすべき作業としてのタスクがあると覚えておきましょう。 「課題」はタスクと似た言葉で、置き換えて使うこともできます。しかし、課題というと「乗り越えるべきもの」「達成すべきもの」というニュアンスが強調されます。これに対して、タスクは日々のルーティン業務など、こなすのに時間はかかるけれど決して難しくはない作業も含まれます。 「プロジェクト」や「課題」との意味の違いを理解し、タスクという言葉を正しい場面で用いるようにしましょう。
タスクの管理方法
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ここまで、タスクの意味について詳しく解説しました。タスクは一つ一つの作業であり、プロジェクトや仕事といった枠組みよりも小さな単位で用いられます。とはいえ、逆にいえば一つ一つのタスクの積み重ねが、仕事の成果になるともいえるでしょう。 タスク管理は、仕事の出来・不出来にも直結します。タスク管理をおろそかにしてしまっては、十分な成果は得られません。続いては、タスク管理の方法や共有の仕方、優先度の決め方について解説します。
タスク管理アプリで管理
自分がすべきタスクにもれが出ないよう、期限や内容を管理することをタスク管理といいます。仕事をしていると、やるべき作業は日々増えていきます。タスク管理を徹底することで、仕事のもれがなくなり、周囲から信頼される人物になれるでしょう。 タスク管理を行う方法はいくつかありますが、最近ではアプリでタスク管理をするのが人気です。アプリだと、リマインダーを設定しておくことで、期限が近づいたらアラームを鳴らしてくれる機能などもあります。アラーム機能があれば、膨大な量のタスクがあったとしても、忘れてしまう心配がありません。 また、スマホ・iPad・デスクトップパソコンなどを同期しておけば、どの端末からでも入力ができます。紙のノートやエクセルで管理するのと違い、タスクが発生したらすぐに入力できるのがアプリの長所です。 「Microsoft To-Do」「Google ToDoリスト」などは信頼性も抜群で使い勝手もよく、人気のタスク管理アプリです。また、チームで仕事をするときには「Trello」というアプリが便利です。「Trello」は感覚的な操作性に優れ、ビジュアルも洗練されているのが特徴です。
タスク管理をエクセルで行う
タスク管理をエクセルで行うのも依然として人気のある方法です。アプリの操作性になれない人や、外出が少なく基本的にデスクトップパソコンで仕事をしている人に人気のタスク管理方法です。 アプリだと文字数に制限があったり、自分が必要としない余計な機能までついているなど、どうしても使いにくく感じてしまうことが少なくありません。しかし、エクセルであれば自分が使いやすいように自由にカスタマイズができます。 また、シンプルなタスク管理をしたい人にもエクセルでのタスク管理は向いています。エクセルでタスク管理をする場合、「受け付けた日」「仕事内容」「作業日」「期限」といった項目を作り、あとは必要に応じてカスタマイズしましょう。
タスク共有の仕方
自分のタスクを周囲に共有する必要があるとき、どのような方法がとれるでしょうか。まず、共有ができるタスク管理アプリを使っている場合は、アプリ内の操作で自由にメンバーに共有ができます。しかし、自分独自の方法でタスク管理をしている場合、どのように共有するかは悩みどころです。 タスク共有が頻繁でないのなら、エクセルやノートの紙面をメールで共有するのも一つです。しかし、更新が即座に反映されないなど、面倒なことも多いでしょう。その場合は、Googleのスプレッドシートにそのままエクセルのタスクをコピペし、リンクを共有する方法があります。 タスク管理がまめに必要な状況が発生したなら、これを機にタスク共有の機能がついたアプリをインストールするのもいいでしょう。
タスクの優先度の決め方
複数のタスクを抱えている場合、どのタスクから手をつければいいのか、迷うことも少なくありません。タスクに優先度をつけることは、非常に重要です。優先度の決め方を誤ると、周囲に迷惑をかけてしまいかねません。 タスクの優先度を決めるときに意識したいのが、「重要度」と「緊急度」という2つの軸です。「重要かつ緊急」のタスクから優先して取り組むようにし、続いて「重要ではないが緊急」なタスクに取り組みましょう。そのうえで、「重要だが緊急ではない」タスクに移ります。 期限が迫っているとパニックになってしまいがちですが、とりあえず目の前のタスクに取り掛かってしまうと、重要なタスクを見落としてしまいがちです。まずは落ち着いてタスクを「重要度」と「緊急度」で分け、優先度を決め手から取り組むようにしましょう。
まとめ
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タスクの意味やタスク管理の方法について詳しく解説しました。タスクやプロジェクトなど、よく使われる言葉だからこそ正しく意味の違いを理解し、使い分けることが大切です。 タスクは一見単調で面倒な作業に思えることもありますが、一つ一つのタスクを完了してこその仕事です。自分がすべきタスクをしっかり管理し、必要に応じてメンバーと共有しながら、スムーズに仕事を進めましょう。
