マニュアルとは
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日常生活の中で「マニュアル」という単語を何気なく使っていますが、改めて意味を説明するのは難しそうです。そこでまず「マニュアル」の意味や語源、類語について説明します。
マニュアルの意味は「ある物事のやり方などを記したもの」
「マニュアル」とは、物事を進める際の作業手順が記載された文書のことです。初心者が読んでもわかるように、標準化並びに体系化されていることが特徴です。日常的に使うことを目的につくられた冊子なので、「手本」とも言われます。 「マニュアル」にはもう1つ、「操作が手動である」という意味があります。自動車のマニュアル車がその例です。
マニュアルは英語の「manual」が語源
日本でいる「マニュアル」の語源は、英語の「manual」からきています。意味は「手を使う」「手動の」「説明書」と日本語とほぼ同じです。 そして英語の「manual」は、ラテン語の「manus」と「-allis」が語源です。「manus」は「手」を、「-allis」は「性質」を意味します。 英語の「manual」は、「手」を意味する「manus」と形容詞である「al」による接尾語です。手本は本来「liber manulalis」という表現が正しいのですが、現在では「liber」が省略され「manual」として定着しました。
マニュアルの類語は「手引き・見本」
私たちが「マニュアル」として認識している冊子のなかには、実は類義語が多く含まれています。以下は、「マニュアル」の類義語です。 ・案内書や入門書を指す「手引き書」 ・道具や機器の「取扱説明書」 ・適切な例を示して解説する「見本」 ・施設やイベントを案内するための「ガイドブック」 日本では「手引き書」や「取扱説明書」を「マニュアル」として捉えている人が多いようです。
マニュアルの意義
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どんな業界や職種であっても、社内に「マニュアル」は存在します。 なぜなら業務の標準化や定型化、効率化をはかるうえで大事な役割を担うからです。 ここからはマニュアルの意義を具体的に説明します。
業務のクオリティの担保
マニュアルの意義の1つ目は、業務のクオリティを担保できることです。業務推進の過程がマニュアル化され、それを全員が問題なく運用すれば作業の抜けや漏れが減らせます。ミスの防止にもつながり、業務クオリティの維持にも役立ちます。 また、新卒や中途採用などで新人が加わった際には、行動指示書として機能します。 マニュアルを読むことで仕事の全体像をつかみ業務内容を理解できれば、先輩社員がつきっきりで指導する必要もありません。
業務の引き継ぎを円滑化
企業の規模が大きくなればなるほど、退職も含めた人事異動の可能性が高くなります。業務推進を個人の力に頼っていると、人事異動によって業務効率が下がることもありえます。 マニュアルを作成することで、業務の引継ぎが円滑化が可能です。作業手順がわかれば、未経験者でもマニュアルにそって仕事ができます。 また、人によって業務の引継ぎを行うより、時間短縮ができるというメリットもあります。
業務に対する認識を共通にする
マニュアルがあると、業務について共通認識が持てます。判断基準がマニュアルになれば、社員間の意思疎通もスムーズになるはずです。 またマニュアルによって業務が標準化されるので、社員一人ひとりの業務遂行能力を計れるようになります。それにより、社員の人事評価を行っている企業も多いようです。 マニュアルによって仕事における質と量の目安を決めておけば、それを社員の教育システムの構築に生かすこともできます。
エクセルやパワポで作成
マニュアルは業務の標準を示すものですが、遂行する中でルールやシステムが変更になることがよくあります。そうした場合に、すぐに変更できる作り方にしておくと便利です。 そのため、マニュアルはエクセルやパワポで作成することをおすすめします。エクセルやパワポであれば使える人が多いので、後で部分修正やカスタマイズがしやすいからです。
pdf化すると共有しやすい
マニュアルはエクセルやパワポのデータで支給するより、pdf化することをおすすめします。その理由は、pdfの表示はデバイスに左右されないので共有しやすいです。 業務を遂行する際に、必ずパソコンの前にいるとは限りません。タブレットやスマホで、マニュアルを確認することもあります。そんな時、pdfであれば体裁が崩れにくく読みやすいところもメリットです。
わかりやすい日本語、図を用いる
マニュアルは、読み手のレベルに合わせて用意するものです。初心者向けであればわかりやすい日本語を使い、文章より図を用いることを意識して作ります。 しかし中堅者向けのマニュアルの場合は、専門用語を増やして文章量を増やさない方が喜ばれます。 どちらにも共通しますが、マニュアル内のキーワードを統一表記にすることが大事です。言葉の解釈の違いによってミスを誘発することがないよう、多用するキーワードの統一表記には注意しましょう。
まとめ
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マニュアルとは何か、またその作り方と注意点について理解できましたか。 マニュアルがあれば誰でも一定以上のレベルで作業ができ、業務クオリティが担保できるようになります。また、業務における引継ぎの手間と時間を短縮できる、関係者で共通認識が持てるというメリットもあります。 わかりやすいマニュアルを作るためには、読み手のレベルや業務に関わるキーワードの表記統一などにも配慮が必要です。マニュアルの作り方と注意点を理解して、業務に役立つマニュアル作成に生かしてください。
